Finanšu uzskaite - uzņēmējdarbības valoda
Grāmatvedības sistēmas izvēle savai organizācijai ir liels lēmums. Īpaši svarīgi tas kļūst, kad jūsu uzņēmums aug.
Manuālie procesi samazinās jūsu produktivitāti, un jums var rasties grūtības analizēt pieaugošo finanšu un darbības datu apjomu.
Papildus ietekmi rada pieaugošais administratīvais slogs - uzņēmuma vadīšana kļūst sarežģītāka un tirgi kļūst nestabilāki, arvien svarīgāk nekā jebkad agrāk ir atrast īsto partneri, kas rastu atbalstu uzņēmēju biznesa vajadzību un mērķu sasniegšanā.
Tāpēc vērts izprast atšķirību starp
mūsdienīgu finanšu uzskaiti un tradicionālu finanšu uzskaiti
Sadalīsim atšķirības starp “tradicionālo” grāmatvedību un “mūsdienīgu” grāmatvedību.
Kas ir "tradicionālā" grāmatvedība?Lielākā daļa uzņēmumu izmanto “tradicionālo” grāmatvedi, un parasti viņi to atrod, izmantojot kontaktus vai ātri meklējot tīmeklī “grāmatveži manā tuvumā”. Tradicionālie grāmatveži un ārpakalpojuma firmas ir piemērotas, lai uzturētu jūsu grāmatvedību kārtībā un iesniegtu (vai sagatavotu) nodokļus atskaites. Mērķis parasti ir nodrošināt atskaišu savlaicīgu iesniegšanu.
Parasti no ”tradicionālās” grāmatvedības jūs varat sagaidīt:
- savlaicīgi iesniegtas atskaites;
- dokumentu piegāde iegrāmatošanai - 1 reizi mēnesī;
- parasti jums tiks izrakstīts rēķins par transakciju skaitu; dažreiz šī cena tiek prognozēta kā “fiksētā maksa”, taču virsstundas parasti tiek pievienotas papildu pakalpojumiem, piemēram, laiks, kas pavadīts atbalsta sniegšanai un/vai sazināšanās ar nodokļu iestādēm jūsu vārdā;
- nosūtīt e-pastu par jautājumiem, kas jums varētu rasties, atbildes laiks parasti atšķiras un var būt saistīts ar to, cik daudz jūs maksājat par pakalpojumu, un šis atbalsta sniegšanai pavadītais laiks parasti tiks iekasēts kā virsstundas.
Ieteicams arī pārbaudīt, vai jūsu izvēlētajam "tradicionālajam" grāmatvedim ir pieredze jūsu uzņēmējdarbības veidā vai nozarē. Dažādās nozarēs ir atšķirīgi nosacījumi, kā klasificēt izdevumus, un uzskaita nodokļus. Šīs nozaru nianses var izvērsties milzīgās nokavējuma naudās, bloķētos kontos un atstāt ietekmi uz nākotnes darījumiem.
Tāpēc izraugoties “tradicionālo” grāmatvedi vai firmu, būtu vērtīgi savākt pierādījumus, ka viņi izprot jūsu biznesu un spēj sagatavot derīgus, regulārus pārskatus.
Regulārie pārskati faktiski ir tikai mazo uzņēmumu panākumu atslēga, jo tie parāda, kā jūsu uzņēmumam klājas iepriekšējā periodā. Lēmumu pieņemšana, pamatojoties uz iepriekšējo gadu, vēsturiskajām tendencēm vai iepriekšējām nodokļu atskaitēm, ir bīstama, jo tā neatspoguļo pašreizējo tirgu vai jūsu uzņēmuma realitāti un var rezultēties sliktos lēmumos. Slikta lēmumu pieņemšana, kā arī pārpratumi par pamata lietām, piemēram, pieejamā naudas plūsma un peļņa vai zaudējumi, ir potenciālie iemesli, kāpēc gandrīz puse mazo uzņēmumu pirmajos četros darbības gados cieš neveiksmi.
Kas ir "mūsdienīga” grāmatvedība?
Ja uzņēmējs apzinās, ka "tradicionālā" grāmatvedības pieeja neatbilst viņu biznesa vajadzībām, tad tiek meklētas iespējas savu grāmatvedību uzticēt “mūsdienīgam” pakalpojumu sniedzējam. Pieaugot e-komercijai, tiešsaistes maksājumiem, digitālajiem rēķiniem un strauji mainīgajiem globālajiem tirgiem, nepieciešami nepārtraukti operatīvie dati, lai spētu pieņemt labāko lēmumu. Daudzi uzņēmumi sāk saprast, ka viņiem ir jāzina, kā dažādi strauji mainīgie faktori ietekmēs viņu naudas plūsmu turpmākajās nedēļās un mēnešos.
“Mūsdienīga” grāmatvedības pakalpojumu sniedzēji piedāvā pārskatāmu ikmēneša fiksēto cenu vai “plānus”, kas ir viss iekļauts, lai jūsu izdevumi būtu paredzami. Tie piedāvā arī mākoņdatošanas pakalpojumus, kas ļauj piekļūt uzņēmuma datiem gan uzņēmuma vadībai, gan uzņēmuma darbiniekiem, gan uzņēmuma klieniem jebkurā laikā, kad tie ir nepieciešami. Reāllaika dati palīdz pieņemt labākus biznesa lēmumus. Mūsdienīgi pakalpojuma sniedzēji piedāvā plašu klāstu mākoņpakalpojumu, kas, piemēram, ļauj augšupielādēt savus dokumentus tiešsaistē, kā arī automatizē dažādus personāla uzdevumus un lietvedību, izmantojot mobilo lietotni. Mūsdienīgi pakalpojumu sniedzēji var piedāvāt labāku atbalstu, iekļaujot to kā daļu no jūsu ikmēneša maksas, nevis stundu papildus gada maksai. Šo atbalstu parasti piedāvā eksperti, kuriem ir dziļas zināšanas par jūsu uzņēmējdarbības veidu vai nozari, un, savienojumā ar jūsu uzņēmuma reāllaika datiem, var sniegt precīzu ieskatu.
Parasti no “mūsdienīgas” grāmatvedības jūs varat sagaidīt:
- regulāra komunikācija, dokumentu piegāde 24/7 elektroniskā veidā (iepriekš saskaņojot piegādes veidu);
- jūsu iesniedzamie dokumentiem jābūt sistematizētiem (saskaņotiem) pēc izstrādātas sistēmas, nodrošinot augstu precizitātes pakāpi un orientāciju uz jūsu uzņēmējdarbības veidu vai nozari;
- augšupielādēt dokumentus, izmantojot lietotni vai vietni (atkarībā no izstrādātās sistēmas), kā arī piekļūt koplietotam dokumentu portālam un finanšu pārskatiem;
- ikmēneša fiksēta visaptveroša cena (bez virsstundām vai slēptām maksām);
- atbilstoši apjomam papildus fiksēts ekspertu atbalsts, kas orientēts uz jūsu uzņēmējdarbības veidu vai nozari, pamatojoties uz jūsu faktiskajiem reāllaika biznesa datiem;
- atbalsts tajā pašā vai nākamajā darba dienā par jebkuru tēmu, kas attiecas uz jūsu uzņēmumu.
Mūsdienīga grāmatvedība ir orientēta uz atklāšanas procesu, lai caur esošajiem procesiem atrastu pieeju, kā tos uzlabot - koncentrējoties uz klienta biznesa modeli un viņa procesiem, radot sistēmu. Parasti daudzdimensiālu, lai datus varētu analizēt plašā spektrā.
Mūsdienīgi grāmatvedības paklapojumu sniedzēji analizēs:
Kā uzņēmums izraksta rēķinu klientiem?
Kā uzņēmums saņem samaksu par tiem?
Kādi izdevumi viņiem ir un kā viņi tos apmaksā?
Kā plānots uzskaitīt izdevumus pa projektiem?
Šie jautājumi parasti tiek aktualizēti pirms līguma nosklēgšanas un no tā tieši atkarīga ir likme.
Parasti “mūsdienīga” grāmatvedība salīdzinājumā ar “tradicionālo” grāmatvedību mēdz būt ļoti efektīva - jo produktīva. Tā parasti pārņem, automatizējot procesus, arī daļu darba no pašiem uzņēmējiem, kas nozīmē viņu ietaupījumu uz sava laika rēķina, lai viņi tajā laikā varētu nopelnīt vairāk.
Galu galā nākotnes izvēli noteiks tas, vai grāmatveži saviem klientiem nodrošinās pakalpojumu pieredzi, kas nepieciešama mūsu laikmetam.
Šeit vēl iezīmējas nozares problēma - neskatoties uz to, ka pēdējos 5 gados strauji samazinājies grāmatvedības pakalpojuma sniedzēju skaits, arī palikušajiem - ja vien tiem nav pieredzes finanšu un IT jomā, mūsdienīga grāmatvedības uzņēmuma vadīšana būs ar strauju mācīšanās līkni.
Un tad vērts padomāt, vai tas neizvēršās situācijā, kad piedāvā pakalpojumus, kurus viņiem, iespējams, nevajadzētu piedāvāt. Pieredzes trūkums var radīt sekas. Pieredze ir jāuztver kā labi ieeļļota iekārta, kurā ir noteikts process, kas tiek ievērots. Finišā ir klientu pieredze!
Cerībā, ka šis salīdzinājums jums būs noderīgs, lai izprastu atšķirības, un pie vajadzības izdarītu pareizo izvēli.
Kādu grāmatvedību jūs pašlaik lietojat?
Kādu finanšu uzskaiti jūs izvēlētos savam nākošajam projektam:
- uzņēmumiem, kas orientēti uz maksimālu izaugsmi
- uzņēmumiem, kas vēlas augt
- uzņēmumiem, kas tikko uzsākuši?
Vai bija kaut kas, kam jūs nepiekritāt?
Paziņojiet man, komentējot zemāk!